为了更好的控制商会成本开支，规范商会办公用固定资产及低值易耗品的申报、领用、发放管理工作，特制定本制度。本制度适用于云南省滇商总会所有办公资产的管理。

第一条  分类

商会办公用资产分为固定资产及低值易耗品两大类。

第二条  固定资产的管理

一、范围

固定资产指金额在2000元以上，使用价值在一年以上的设备，包括台式电脑、复印机、打印机、传真机、扫描仪、笔记本电脑、LED屏、相机、录音笔等。

二、申请

商会秘书处如计划购置固定资产，须填写《固定资产购置申请表》，根据配置标准及实际库存情况，进行资产调拔或申请购买。

三、购买

办公用固定资产本着“先调配，后购买”的原则，确因工作需要、商会内部无可调配资源不得不购置的，由使用部门填写《固定资产购置申请表》，报请秘书处负责人审核同意后上报会长审批，通过审批后方可购买。

四、固定资产的验收、登记与领用

1、固定资产购置后，保留购买物品的凭证以及发票等作为报销凭证。财务人员在报销时必须查验固定资产购置申请表，购买凭证以及相关发票，如手续不全，应拒绝报销。

2、固定资产验收合格后，财务管理部门应通过固定资产核算及管理系统建立固定资产总账和台账，填写《固定资产登记表》。

五、使用

特殊固定资产要制定专人负责（如保险柜），并严格按照使用办法进行操作和管理。对于车辆、电器等类物品不是专业人员或未经专业培训和未全面掌握实用方法者不得动用。

六、保管/保养/报废

1、个人使用的固定资产，由本人负责管理，责任到人。

2、固定资产在使用过程中须维修或保养的，须由综合管理部统一备案，并联系生产厂家或经销商进行维修。

3、如有保管不善，使用不当，应及时采取措施加以改进。经长期使用，自然损坏或在特殊情况下人为损坏，经相关专业人员检测后，确实不能修复使用的固定资产，上报秘书处同意并填写《固定资产报废申请审批表》后由财务人员办理报废手续。人为损坏情况下，应由损坏人进行照价赔偿。

七、盘点登记

各部门人员每年初对固定资产进行一次盘点，要求做到帐实相符。

第三条  低值易耗品的管理

一、分类

低值易耗品是指为方便日常办公配备的各类价值较低或使用期限较短的、不作用具或用料的物品，按照消耗状态分为耐用品、消耗品、设备耗材以及办公家具。

1、耐用品包括：计算器、订书机、文件筐、笔筒、打孔机、剪刀、装订机、直尺、起钉器、印台、活动白板、电源插座、钥匙、耳机、U盘等，此类物品按职位配备，换岗或离职时必须交回秘书处。

2、消耗品包括办公文具、招待用具、和其它专用办公消耗品。办公文具：笔、笔芯、墨水、稿纸、便签、笔记本、裁纸刀、抽杆夹、档案盒、文件夹、资料册、装订针/线、回形针、图钉、大头针、卷笔刀、橡皮、印泥、票夹、挂钩、胶带、刀片、胶水、口曲纸、复写纸等，按照定岗定标准配备，换岗不重配，离职退还秘书处。

招待用具：一次性水杯、茶具、果盘、烟灰缸等。此类物料按部门和使用频率定额配备，换岗、离职时需交接。

其它专用办公消耗品：账册、报表、凭证、票据、专用印章等，此类物料归财务专项规定使用。

3、办公设备耗材包括墨盒、色带、碳料、磁盘、光盘、复印纸、传真纸、电池等，此类物品随办公设备管理，按使用频率核定配额，换岗或离职时需交接清查。

4、办公家具包括办公桌、椅、沙发、茶几、文件柜、灯具、空调、电扇、窗帘、衣帽架等常用办公场所配套设施，此类物料按部门标准配备。

二、申购

1、所有办公用品的申购，原则上必须在以旧换新和参照标准配置的前提下执行，否则不予审批。

2、每月25 日之前（三个工作日内）秘书处所有人员申报本部门下月度办公用品计划，领导审批后，由财务人员确认是否超标，如无超标情况，则汇总后，实施采购任务。

3、各部门若需采购临时急需的办公用品并超过2000元的，由部门主管填写签呈，说明购买原由，报秘书处审核后上报会长，经审核通过后实施采购任务。

三、领用与发放

办公用品统一发放，领取单项价值超过50元以上的办公用品，申领人员应填写办公用品领用表。

四、保管保养

商会各类办公用品的保管/保养归综合管理部负责，应建立专用办公用品存放柜，保证物品存放的安全性。

五、办公用品报废处理

非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请（参照固定资产的报废程序），经秘书处审核，并报财务备案后办理报废注销手续。